Een chatbot in plaats van mensen? Ontdek de voordelen!

Blog & Updates

|

Innovatie

|

Een chatbot in plaats van mensen? Ontdek de voordelen!

De druk op je klantenservice verminderen? Een chatbot kan de oplossing zijn! Jij bedenkt de naam van je nieuwe digitale collega en wij helpen je met de rest!

Met onze chatbots bedien je jouw klanten op elk moment van de dag. Een bot ontlast de klantenservice door veelgestelde vragen geheel automatisch te beantwoorden. Daarbij zorgen we wel voor een eigen touch door aandacht te besteden aan de unieke werkwijze en tone of voice van jouw bedrijf. Een bot kan dus werken op een manier die geheel bij jouw bedrijfscultuur en uitstraling past. Uiteraard zijn mensen nooit helemaal te vervangen door een bot, maar een slimme botoplossing kan wel de druk op jouw klantenservice verminderen.

Wij helpen om de chatbot naadloos te integreren in de processen van onze klanten. We kijken niet alleen naar de gesprekken tussen members en klanten, maar kruipen ook in de huid van de klant. Zo kunnen we de vragen isoleren en nauwkeurig vertalen naar logische content, waarbij jouw bedrijfsidentiteit en stijl behouden blijft.

Wat doet een goede chatbot?

Een goede chatbot spreekt jouw taal. Zo hebben jouw klanten dezelfde customer experience als bij een contactmoment met een member. Het verschil is dat de bot 24 uur per dag, 7 dagen per week klaar staat om een klant te woord te staan. Hij (of zij natuurlijk) luistert nauwkeurig, stelt doortastende vragen, zoekt relevante data op uit bedrijfssystemen en voert de nodige handelingen uit zodat jouw klanten snel geholpen zijn. De chatdata wordt bewaard en is beschikbaar voor analyse. En integratie in andere bedrijfsapplicaties? Ook dat is mogelijk! Daarnaast heb je realtime inzicht in de contactmomenten met klanten.

Waar zetten we jouw chatbot in?

Van een smartphone tot laptop, jouw chatbot is vanzelfsprekend op verschillende manieren bereikbaar. Een chatbot kan worden geïmplementeerd op een website, op sociale media als Facebook Messenger of bijvoorbeeld op WhatsApp. Daarbij zorgen we voor een herkenbaar jasje dat past bij jouw bedrijfsuitstraling. Een bot is namelijk eenvoudig aan te passen aan een specifieke doelgroep, tone of voice of taak, zonder dat de basis van de bot helemaal op de schop moet.

Jouw digitale assistent bespaart op kosten!

Daarnaast zorgt een goede chatbot voor kostenbesparing. Een bot is goedkoper dan een medewerker voor het oplossen van een eenvoudige vraag. Daarbij voorkomt een chatbot klantcontacten (door zelf antwoord te geven), waardoor je minder mensen nodig hebt op je klantenservice of de members kunt inzetten bij andere werkzaamheden, waarbij écht menselijk contact van grote toegevoegde waarde is. Mocht er wel hulp nodig zijn van een menselijke specialist, dan kan het voorwerk wat een bot doet – het verzamelen van gegevens en aanmaken van cases bijvoorbeeld – de afhandeltijd voor een member flink inkorten.

Een chatbot op maat: onze aanpak

Van de eerste intake tot het moment dat jouw chatbot naar tevredenheid werkt, we gaan via een aantal vaste stappen te werk. We brengen jouw wensen en behoeften in een vroeg stadium in kaart, zodat we precies weten waar we rekening mee moeten houden in de ontwikkeling van jouw digitale assistent. Onze aanpak bestaat uit de volgende zes stappen:

1. Introduceren

We starten met een intake waarbij we bespreken waar de grootste behoefte ligt en waar de meeste winst te behalen valt.

2. Analyseren

Na de intake gaan we verder in gesprek met jou en je members. We luisteren naar hun ervaringen en duiken samen in de gevoerde conversaties om een goed beeld van het type vraag en antwoord te krijgen.

3. Adviseren

Na een uitgebreide analyse van de klantconversaties vertalen we onze bevindingen naar een projectvoorstel. Dit voorstel bevat ons advies voor de bouw van een chatbot inclusief de op te nemen 'intents'. Een intent is de context van een specifieke vraag en maakt het voor de chatbot duidelijk wat de klant precies wil bereiken met een vraag. Je kunt het zien als de vraag achter de vraag. Iets wat voor een menselijke collega misschien simpel is, maar voor een bot een grote uitdaging kan zijn.

4. Realiseren

Nu gaan we echt aan de slag met het creëren van jouw digitale collega. We bouwen de chatbot, integreren daarbij jouw bedrijfsstijl en maken het geschikt voor de gewenste contactkanalen. Samen met de members en contentspecialisten bepalen we de exacte conversatiestromen en leggen deze vast in de chatbot.

5. Accepteren

We geven je de gelegenheid de chatbot uitgebreid te testen. We bespreken je feedback en maken afspraken over de te verwerken aanpassingen. Want pas als jij tevreden bent zijn wij het ook!

6. Opleveren

Is iedereen tevreden over de kwaliteit van de chatbot? Dan wordt deze aan het werk gezet. Uiteraard bewaken we de werking van je chatbot volgens de afgesproken servicelevels en adviseren we je over kwaliteitsoptimalisatie.


Benieuwd hoe jouw chatbot eruit kan zien? Onze RPA-developers vertellen je er graag meer over en kunnen een demo op maat verzorgen. Neem gerust contact met ons op via ons contactformulier. We kijken graag samen met jou naar de mogelijkheden voor jouw bedrijf.

blijf op de hoogte van de laatste ontwikkelingen

Lees ook

meer van onze updates