Een chatbot in plaats van mensen?

Blog & Updates

|

Innovatie

|

Een klantenservice chatbot in plaats van mensen?

De druk op je klantenservice verminderen? Een chatbot kan de oplossing zijn! Jij bedenkt de naam van je nieuwe digitale collega en wij helpen je met de rest!

Met onze chatbots bedien je jouw klanten op elk moment van de dag. Een bot ontlast de klantenservice door veel gestelde vragen geheel automatisch te beantwoorden. Daarbij zorgen we wel voor een eigen touch door aandacht te besteden aan de unieke werkwijze en tone of voice van een bedrijf. Een bot kan dus werken op een manier die geheel bij jouw bedrijfscultuur en uitstraling past. Uiteraard zijn mensen nooit helemaal te vervangen door een bot, maar een slimme botoplossing kan wel de druk op een klantenservice-afdeling verminderen.

Wij helpen om de chatbot naadloos te integreren in de klantenserviceprocessen van onze klanten. We analyseren daarbij de huidige conversaties tussen klantenservice en klant en kruipen in de huid van de klant om de vragen te isoleren en nauwkeurig te vertalen naar logische content waarbij de bedrijfsidentiteit en stijl behouden blijft.

Nieuwsgierig wat we voor je kunnen betekenen? Onze RPA developers vertellen je er graag meer over en kunnen een demo op maat verzorgen.

Wat doet een goede chatbot?

De chatbot spreekt uiteraard jouw taal zodat jouw klanten dezelfde Customer eXperience hebben als bij een live medewerker. Het verschil is dat de bot 24 uur per dag, 7 dagen per week klaar staat om een klant te woord te staan. Hij (of zij natuurlijk) luistert nauwkeurig, stelt doortastende vragen, zoekt relevante data op uit bedrijfssystemen en voert de nodige handelingen uit zodat jouw klanten snel geholpen zijn. De chatdata wordt bewaard, is beschikbaar voor analyse en integratie in andere bedrijfsapplicaties. Daarnaast heb je realtime inzicht in de contactmomenten met klanten.

Natuurlijk is jouw chatbot op verschillende manieren bereikbaar: op mobiele apparaten zoals een telefoon en op een laptop. Een chatbot kan worden geïmplementeerd op een website, op sociale media als Facebook Messenger of bijvoorbeeld op WhatsApp. Daarbij zorgen we natuurlijk voor een herkenbaar jasje welke past bij jouw bedrijfsuitstraling. Een bot is namelijk eenvoudig aan te passen aan een specifieke doelgroep, tone of voice of taak, zonder dat de basis van de bot helemaal op de schop moet.

Daarnaast zorgt een goede chatbot voor kostenbesparing. Een bot is goedkoper dan een medewerker voor het oplossen van een eenvoudige vraag. Daarbij voorkomt een chatbot klantcontacten (door zelf antwoord te geven) waardoor je minder mensen nodig hebt op je klantenservice of je medewerkers kunt inzetten op andere werkzaamheden, waarbij écht contact van grote toegevoegde waarde is.. Mocht er wel hulp nodig zijn van een menselijke specialist, dan kan het voorwerk wat een bot doet – het verzamelen van gegevens en aanmaken van cases bijvoorbeeld – de afhandeltijd voor een medewerker flink inkorten.

Onze aanpak

Introduceren

We starten met een intake waarbij we bespreken waar de grootste behoefte ligt en waar de meeste winst te behalen valt.

Analyseren

Dan gaan we verder in gesprek met jou en de specialisten van je klantenservice. We luisteren naar de ervaringen en duiken samen in de gevoerde conversaties om een goed beeld van het type vraag en antwoord te krijgen.

Adviseren

Na een uitgebreide analyse van de klantconversaties vertalen we onze bevindingen naar een projectvoorstel met ons advies voor de bouw van een chatbot inclusief de op te nemen intents. Een intent is de context van een specifieke vraag en maakt het voor de bot dus duidelijk wat de klant precies wil bereiken met een vraag. Je kunt het zien als de vraag achter de vraag. Iets wat voor een menselijke collega misschien simpel is, maar voor een bot een grote uitdaging kan zijn.

Realiseren

Dan gaan we echt aan de slag met het creëren van jouw digitale collega. We bouwen de bot, integreren daarbij jouw bedrijfsstijl en maken het geschikt voor de gewenste contactkanalen. Samen met de klantcontactmedewerkers en contentspecialisten bepalen we de exacte conversatiestromen en leggen deze vast in de bot.

Accepteren

We geven je de gelegenheid de chatbot uitgebreid te testen. We bespreken je feedback en maken afspraken over de te verwerken aanpassingen. Pas als jij tevreden bent zijn wij het ook!

Opleveren

Als iedereen tevreden is over de kwaliteit van de chatbot wordt deze aan het werk gezet. Uiteraard bewaken we de werking van je chatbot volgens de afgesproken servicelevels en adviseren we je over kwaliteitsoptimalisatie.
Benieuwd hoe jouw bot er uit kan zien? Neem dan contact met ons op via ons contactformulier. We kijken graag samen met jou naar de mogelijkheden voor jouw bedrijf.

Blijf op de hoogte van de laatste ontwikkelingen
Succes! We hebben je e-mailadres ontvangen.
Oeps, er ging iets mis. Probeer het nog een keer.

Lees ook

meer van onze updates